1 、    适用范围 

    　 本标准适用于我国各级档案馆 ( 室 ) 和文书处理部门。

2 、    案卷卷皮格式

    　 文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。 

2.1   硬卷皮格式 

2.1.1 硬卷皮外形尺寸 

    　 封面尺寸规格采用 300mm × 220mm 或 280mm × 210mm ( 长×宽 ) 。 

    　 封底尺寸同封面尺寸。 

    　 封底三边 ( 上、下、翻口处 ) 要另有 70mm 宽的折叠纸舌。 

    　 卷脊可根据需要分别设 10 、 15 、 20mm 三种厚度。 

    　 用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有 20mm 宽的装订纸舌。 

    　 本标准推荐使用 250 克 牛皮纸制作案卷硬卷皮。 

2.1.2 案卷封面项目 

    　 封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归号、档号。各项目具体位置、尺寸。 

2.1.3 封面项目的填写方法 

2.1.3 .1 　全宗名称： 

    　 全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、 “本委”、“本省人事局”。

2.1.3 .2 　类目名称： 

    　 类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。 

2.1.3 .3 　案卷题名： 

    　 案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。 

2.1.3 .4 　时间：卷内文件所属的起止年月。 

2.1.3 .5 　保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。 

2.1.3 .6 　件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。 

2.1.3 .7 　归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。 

2.1.3 .8 　档号的编制： 

    　 封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。 

    　 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 

    　 目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号

    　 案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 

2.1.4 卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸。 

2.2   软卷皮格式 

    　 使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。 

2.2.1 软卷皮外形尺寸： 

    　 软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为 297mm × 210mm ( 供 A4 型纸用 ) 或 260mm × 185mm ( 供 16 开型纸用 ) 的规格。 

2.2.2 软卷皮封面项目： 

    　 软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置。 

2.2.3 软卷皮封二项目： 

    　 软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、心寸。 

    　 软卷皮封二项目的填写方法同 3.4 卷内文件目录填写方法。 

2.2.4 软卷皮封三印制项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置软卷皮封三项目的填写方法同 4.3 卷内备考表填写方法。 

2.3   卷盒格式 

2.3.1 卷盒外形尺寸采用 300mm × 220mm ( 长×宽 ) ，其高度可根据需要分别设置 30 、 40 或 50mm 的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。 

2.3.2 卷盒封面和卷脊格式 

    　 卷盒封面为空白面。 

    　 卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。 

2.4   填写要求 

    　 填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔，字迹要求工整。 

3 、卷内文件目录格式 

3.1   目录用纸幅面尺寸采用国内通用 16 开型 ( 即长×宽为 260mm × 185mm ) 或国际标准 A4 型  ( 即长×宽为 297mm × 210mm ) 。 

3.2   页边与文字区尺寸 

     　卷内目录用纸上白边 ( 天头 ) 宽 20 ± 0.5mm 
     　卷内目录用纸下白边 ( 地脚 ) 宽 15 ± 0.5mm 
     　卷内目录用纸左白边 ( 订口 ) 宽 25 ± 0.5mm 
     　卷内目录用纸右白边 ( 翻口 ) 宽 15 ± 0.5mm 

3.3   卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸。 

3.4   卷内文件目录填写方法 

3.4.1 顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。 

3.4.2 文号：文件制发机关的发文字号。 

3.4.3 责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。 

3.4.4 题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“〔 〕”号。  3.4.5 　　日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“·”号。 

3.4.6 页号：卷内文件所在之页的编号。 

3.4.7 单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角，其格式与尺寸是： 

     　全宗号 目录号 案卷号 件号

4 × 15 mm 

3.4.8 备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。 

4 、    卷内备考表格式 

4.1   卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。 

4.2   卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸 .

4.3 .1 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。 

  4.3.2 　　立卷人：由责任立卷者签名。 

4.3.3 检查人：由案卷质量审核者签名。 

4.3.4 立卷时间：填写完成的立卷日期。 

5 、    案卷各部分的排列格式 

5.1   使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是： 

案卷封面 椌 砟谖募 柯 紬 文件 棻 缚急 項 封底。

5.2   使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：软卷封面 ( 含卷内文件目录 )封底 ( 含备考表 ) ，以案卷号排列次序装入卷盒保存。 

6 、    文书档案案卷格式监制 

6.1   文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。 

6.2   在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。